Administration & Document Control Lead (Астана)

Название:

Administration & Document Control Lead (Астана).

Город:

Астана.

Описание работодателя:

В Астане открывается офис американской компании, которая будет осваивать крупное месторождение твердых полезных ископаемых (открытый способ добычи). Компания сейчас находится на стадии регистрации офиса, но уже работают два американца (CEO and Operational manager). Они говорят только на английском! Идет формирование офисной команды. Бюджет зарплаты пока формируется из ожиданий кандидатов, озвученных на интервью (т.е. будет взята МЕДИАНА). Хорошее знание английского языка обязательно. Казахский – очень желательно. Офис компании находится на Левом берегу АСТАНЫ, проспект Туран. Работа оффлайн.

Требования:

• Minimum 8–10 years’ experience in document control and project administration environments;
• Experience within DFS-stage project environments;
• Degree or Diploma in Business Administration, Information Management, Project Administration, or a related discipline is preferred;
• Experience with Aconex, InEight, Procore, or similar systems;
• Experience supporting EPC, EPCM or PMC delivery structures;
• Prior experience working within multinational project delivery teams;
• Technical & Professional: Information governance, document lifecycle management, revision control, quality assurance auditing, and regulatory compliance standards;
• Leadership & Behavioral: Exceptional organizational discipline, stakeholder interface management, strict confidentiality focus, and high attention to detail;
• Systems & Tools: Electronic Document Management Systems (EDMS), advanced SharePoint and MS Teams administration, professional template design, and an advanced Microsoft Office suite.

Обязанности:

• System Administration: Establish, administer, and continuously optimize the  project document control system using SharePoint, MS Teams, and electronic filing structures;
• Register Maintenance: Maintain exhaustive, controlled document registers covering;
• DFS deliverables, Engineering outputs, and Technical reports;
• Contracts, procurement documentation, and Legal agreements;
• Board, Steering Committee papers, and Governance records;
• Regulatory submissions and Financial approvals;
• Translation functions;
• Standards & Lifecycle Management: Administer document numbering in strict accordance with Cove Kaz standards. Manage the complete lifecycle of documentation, including revision control, transmittals, formal approvals, superseded documents, and controlled distribution;
• Traceability & Security: Ensure 100% traceability and auditability of all project documentation. Implement robust access control and confidentiality management for sensitive project information;
• Information Flow Coordination: Act as the central clearinghouse for document flows between the Owner’s Team, PMC consultant, study providers, laboratories, contractors, and external advisers;
• Provide day-to-day coordination and administrative support to the Project Manager;
• Audit Readiness: Maintain controlled records of project approvals and key decisions to support audit preparation and rapid document retrieval;
• Support the implementation of project governance systems aligned with SEC S-K 1300 expectations, lender-grade governance standards, internal approval frameworks, and Kazakhstan regulatory obligations.

Дополнительная информация:

• Предполагаемая ежемесячная зарплата: 
• Официальное оформление на работу через пропуск Трудового договора по ТК РК;
• Пятидневный рабочий день.

Уважаемый кандидат! Если вы получили вакансию, пожалуйста, предоставьте свое резюме (на английском или английском языке) на эл. адрес  office@fmi.kz  или слишком часто с нами по телефону  + 7 (727) 277 70 70